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Depuis 2017, Marie Thollot accompagne l’évolution de la base de données des collections du Centre des monuments nationaux. À l’origine simple outil métier pour les équipes chargées de l’inventaire et du récolement, elle est devenue un véritable outil commun à tous les métiers des collections, mais aussi une porte d’entrée pour le grand public. Aujourd’hui, près de 80 000 biens culturels y sont référencés dont 17 000 sont accessibles à tous sur le site internet des collections.
Une carte d’identité pour chaque bien culturel
Quand Marie a pris ses fonctions, la base de données était encore en pleine construction. « Au départ, il s’agissait de paramétrer des rapports générés sur la base et de renommer des intitulés de champs de saisie. J’ai très rapidement développé mes connaissances de l’administration fonctionnelle et j’ai progressivement fait évoluer les contours de mon poste. »
Elle met alors en place des méthodes de travail avec le pôle de l’inventaire et récolement et accompagne les différents métiers dans leur utilisation de l’outil.
Collectio, la base métier du CMN, répertorie aujourd’hui l’ensemble des données relatives aux biens culturels : titre, dimensions, localisation, matériaux et techniques, description, provenance, mais aussi photographies, bibliographie, expositions, personnes et institutions associées…
« C’est un peu la carte d’identité du bien culturel. Une fois qu’il rentre dans la base, tout son parcours de vie va y être documenté. »
Car la base ne concerne pas uniquement l’inventaire. La conservation préventive et les conservateurs des collections y renseignent par exemple les constats d’état, tandis que la régie y enregistre les mouvements des œuvres. Elle permet ainsi de suivre un bien depuis son entrée dans les collections jusqu’à ses différents déplacements, ses restaurations ou son éventuel départ en prêt pour des expositions.
Son rôle consiste aujourd’hui à accompagner tous ces utilisateurs : comprendre leurs besoins, les aider dans l’utilisation de la base, paramétrer les extractions et les rapports, modifier les données en masse, mais aussi adapter l'outil en fonction des usages.
© Marie Saussol - Centre des monuments nationaux
Des coulisses des collections à leur mise en ligne
À l’origine, Collectio était avant tout un outil métier. Mais une question s’est peu à peu imposée : pourquoi ne pas partager ces connaissances avec le public ?
« J’ai œuvré pour que les collections puissent progressivement être mises en ligne. »
Les informations présentes dans les notices sont vérifiées et fiabilisées par les équipes de l’inventaire avant chaque mise en ligne. Aujourd’hui, 19 collections sont accessibles au public, soit environ 17 000 biens culturels.
Cette ouverture permet aussi de montrer une autre facette des monuments : celle de lieux qui conservent des collections extrêmement diverses. « Les monuments ne sont pas que des bâtis historiques. Ce sont aussi des lieux de conservation de collections.»
Archéologie, lapidaire, tableaux, sculptures, mobilier, design contemporain… Les collections du CMN traversent les époques et les disciplines.
« Nous ne sommes pas un musée avec une spécificité de période : dans les monuments nationaux, nous couvrons toute cette histoire.»
Une nouvelle façon de découvrir les monuments
Le site internet des collections peut aussi devenir un véritable prolongement de la visite. Dans certains monuments, des QR codes permettent aux visiteurs d’accéder directement aux notices des collections présentées in situ.
Ils peuvent ainsi retrouver l’œuvre qu’ils viennent de voir, consulter ses informations et poursuivre leur découverte en ligne.
Les notices étant directement alimentées par la base de données, elles sont mises à jour en quasi temps réel. L’objectif est aussi de faire coïncider les mises en ligne avec l’actualité des monuments : une ouverture, une exposition ou un anniversaire.
Les collections présentées sur le site internet disposent de leur propre page de présentation et d’un accès direct à l’ensemble des biens culturels.
Parmi les plus consultées figurent notamment celles de la Villa Cavrois, de l’Hôtel de la Marine ou encore de l’oppidum d’Ensérune pour les collections archéologiques.
« C’est une vraie vitrine pour nos collections, mais aussi une porte d’entrée vers les monuments. »
Un outil qui fait dialoguer les métiers
Derrière chaque notice accessible au public se trouve tout un travail mené par les équipes du CMN. Collectio permet justement de faire collaborer les différents métiers liés aux collections : inventaire, récolement, conservation, conservation préventive, régie, enrichissement des collections…
« La base permet de réunir tous les métiers liés aux collections et d’enrichir les données scientifiques de biens culturels très divers, avec un objectif commun: documenter tout leur parcours et leur histoire. »
Les informations diffusées sur le site internet des collections peuvent également être mises en relation avec celles d’autres institutions. Lorsqu’un objet est prêté à un monument, par exemple, sa notice peut renvoyer vers celle de l’institution qui en est propriétaire. La base tend ainsi à dépasser les seules collections du CMN pour créer des liens avec d’autres ressources patrimoniales.
Une expertise qui dépasse les frontières du CMN
Collectio repose sur The Museum System, un logiciel utilisé par de nombreuses institutions culturelles en France et à l’international. Le CMN a adopté cet outil à l’instar d’établissements comme le château de Versailles, le musée du quai Branly - Jacques Chirac, ou encore le musée d’Orsay.
« Mon poste m’a finalement fait pousser les murs du CMN. »
Ces liens permettent aux professionnels qui utilisent le même outil d’échanger sur leurs pratiques, de partager leurs expériences et de s’entraider face à des problématiques communes. Marie a d’ailleurs organisé la dernière rencontre annuelle du club des utilisateurs francophone de The Museum System, en mars dernier à l’hôtel de la Marine.
Mettre en lumière les métiers de l’ombre
Derrière son travail sur la base de données, Marie Thollot voit aussi un enjeu plus large : rendre visibles les métiers qui permettent aux collections d’exister et d’être transmises.
« Ma fierté, c’est de contribuer à la mise en lumière de ces métiers de l’ombre : la conservation, l’inventaire, le récolement… Ce sont les coulisses de ce qui est présenté au public et pourtant leur rôle est primordial. Sans eux, il n’y a pas de vie pour les collections. »
Aujourd’hui, Collectio recense près de 80 000 biens culturels. Sa déclinaison destinée au public permet déjà d’en découvrir une partie, avec l’ambition de poursuivre progressivement cette ouverture.
Un travail de fond, parfois invisible pour le visiteur, mais qui permet de mieux connaître les collections, de les préserver et surtout de les faire rayonner bien au-delà des murs des monuments.
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