INVENTARIO Y RECUENTO DE LAS COLECCIONES

Descubra los métodos de inventario y de recuento de las colecciones y la base de datos «Collectio» del Centre des monuments nationaux.

 

PRESENTACIÓN DEL ÁREA DE INVENTARIO Y RECUENTO DE LAS COLECCIONES

En el seno del departamento de programación y dirección de la conservación de monumentos y de colecciones, el área de inventario y recuento de las colecciones se encarga de establecer el estatuto de propiedad de los bienes culturales, estudiarlos, catalogarlos, contabilizarlos, así como de gestionar y difundir las colecciones.

Trabaja en colaboración con distintos interlocutores: centros de archivos, museos, colectividades territoriales, CRMH, CRDOA, OCBC…

Actualmente trabajan en ella seis agentes (1 responsable de área, 4 jefes de inventario, 1 gestor de patrimonio).

 

 

Inventario de colecciones en la Villa Kérylos © Foto Área de inventario y recuento de las colecciones / Centre des monuments nationaux

 

 

Las misiones:

Desde el año 2000, el Ministerio Francés de la Cultura y de la Comunicación (SP/SDMHEP-BCPMI) confía al Centre des monuments nationaux la realización del inventario de las colecciones conservadas en los monumentos propiedad del Estado.

Para coordinar a escala nacional las misiones de inventario, el 27 de octubre de 2005 se creó un servicio de inventario y de recuento de las colecciones.

Actualmente, de todos los monumentos, 76 de ellos conservan colecciones, es decir, casi 115 878 bienes culturales de los que 7 600 están clasificados como monumentos históricos.

Las colecciones contienen piezas de bellas artes, arqueología, artes y tradiciones populares, arte contemporáneo, etnología, numismática, bibliotecas, archivos…

  

Toma de dimensiones de una taza de porcelana © Foto Área de inventario y recuento de las colecciones / Centre des monuments nationaux

   

Los objetivos:

•         Describir, indexar, catalogar, estudiar y documentar las colecciones

•         Realizar el recuento de los depósitos

•         Gestionar los movimientos de las obras

•         Participar en la valorización de las obras

•         Catalogar y gestionar las piezas robadas y ocultas

•         Registrarlas en la base de datos nacional «Palissy » según las normas del Sistema descriptivo de objetos mobiliarios de las colecciones protegidas como monumentos históricos

•         Registrarlas en la base de datos de la Comisión de recuento de los depósitos de objetos de arte (CRDOA)

•         Distribuir entre público, profesionales e investigadores los soportes informativos de las obras respetando las normas de confidencialidad. 

 

 

Número de inventario en el reverso de una hoja de palma del Arco de Triunfo © Foto Área de inventario y recuento de las colecciones / Centre des monuments nationaux

 

PRESENTACIÓN DE LA METODOLOGÍA DEL INVENTARIO

Los bienes susceptibles de ser incluidos en el inventario son los bienes que presentan un interés histórico o estético. Así, según el artículo L.2112-1 del Código general de la propiedad de personas públicas «los bienes culturales forman parte del dominio público mobiliario de la persona pública propietaria de los bienes que presentan un interés público desde el punto de vista de la historia, del arte, de la arqueología, de la ciencia o de la técnica. »

Con el fin de conocer y gestionar las colecciones, el área lleva a cabo campañas plurianuales de inventario y de recuento in situ siguiendo una programación anual fijada por la DCMC.

Paralelamente, se efectúan investigaciones históricas e iconográficas para disponer de un mayor conocimiento de los bienes culturales (régimen jurídico, atribución de un autor, materiales y uso…).

El trabajo de inventario consiste en censar los bienes culturales para conocerlos e identificarlos, difundir su conocimiento y mantenerlos en la memoria colectiva. Se tiene en cuenta el conjunto de los bienes culturales porque la iniciativa responde al interés patrimonial y no solo al valor artístico.

La mayoría de los bienes conservados en los monumentos son bienes de dominio público y son por tanto inalienables e imprescriptibles.

 

 

Identificación de los altares votivos del Hôtel de Sade © Colombe Clier / Centre des monuments nationaux

  

El monumento es sometido a una campaña de inventario:

-          Para realizar el preinventario, el jefe de inventario efectúa una investigación documental y archivística previa, en particular para recopilar inventarios antiguos, informes de restauración, etc., y establecer el régimen jurídico de las colecciones

-          El inventario de un bien cultural (bien mueble exclusivamente) consiste en describirlo con precisión (constitución, función, identificación de marcas, dimensiones, ubicación, fotografías), según el sistema descriptivo nacional de los objetos mobiliarios y el tesauro «Palissy », presentado o mantenido en reserva. Así se registran en un inventario todos los bienes: los que pertenecen al CMN, al Estado o a otras entidades depositarias. El inventario in situ se elabora en colaboración con el administrador, que permite acceder a los documentos y a todas las salas del monumento.

-          Los datos y las imágenes recopilados para cada bien se incluyen en la ficha correspondiente en la base de datos de inventario y de gestión «Collectio», junto con las modificaciones y los complementos necesarios.

-          Una vez terminado el inventario, se edita un registro de inventario, se verifica y se rubrica. Se entrega un ejemplar al administrador y otro se deposita en la Mediateca de la Arquitectura y del Patrimonio.

-          Toda adquisición o descubrimiento fortuito puede completar este inventario tras su rúbrica en el CMN y en la Mediateca de la Arquitectura y del Patrimonio.

-          Toda nueva ubicación de un bien cultural queda registrada en la base «Collectio» y cada bien cultural permanece asociado a su monumento original.

 

Inventario de las colecciones de la Maison des Jardies levantado en 1895 © Foto Propiedad nacional de Saint-Cloud / Centre des monuments nationaux

  

El monumento es sometido a un recuento de inventario:

Realizado por el área de inventario y recuento de las colecciones a partir de antiguos inventarios, el recuento consiste en verificar la presencia, la ubicación y el estado de conservación de los bienes culturales en los monumentos en los que están asignados o depositados o de los cuales se ha decidido cambiar el lugar de presentación. Se lleva a cabo cada diez años mediante la identificación de los bienes culturales con su nueva ubicación realizada por el jefe de inventario.

 

El monumento es sometido a un recuento de depósitos:

El recuento se realiza in situ a petición de las entidades depositarias y de la Comisión de recuento de los depósitos de obras de arte. Permite ubicar los bienes culturales y elaborar su ficha de estado de conservación. El recuento final permite regularizar mediante un acta o un acuerdo de depósito su situación administrativa. En caso de no identificar ciertos bienes culturales durante el recuento, el CMN deberá presentar una denuncia.

 

El monumento es sometido a un inventario científico:

Una vez cerrado y validado el inventario administrativo, el jefe de inventario procederá a efectuar un trabajo de investigación archivística sobre los bienes culturales para determinar con mayor precisión las atribuciones, la historia, los materiales y las técnicas aplicadas, el análisis comparativo, etc. Podrá solicitar la colaboración de expertos de otras instituciones. Este inventario, excepcional por falta de tiempo, se pudo realizar para el castillo de Champs-sur-Marne o los apartamentos de la duquesa en el Hôtel de Sully.

El trabajo de inventario implica una selección de bienes culturales que se pueden clasificar como monumentos históricos si presentan «desde el punto de vista de la historia, del arte, de la ciencia o de la técnica un interés público. ». Se inicia entonces una colaboración con la DRAC concernida para elaborar el dosier de clasificación, como para la villa Cavrois.

 

 Inventario del lapidario en el Castillo de Coucy © Foto Área de inventario y recuento de las colecciones CMN

 

LOS MOVIMIENTOS DE LAS OBRAS 

Todos estos movimientos deben quedar registrados en los campos de localización a partir del inventario y la gestión de las colecciones «Collectio».

 

Estos movimientos afectan a:

-          las adquisiciones;

-          las restauraciones;

-          los trabajos sobre el edificio;

-          los fines de depósito;

-          la gestión de las reservas:

-          los cambios de lugar de presentación en el monumento y entre monumentos.

 

Los transportes se efectúan con ayuda de transportistas especializados, interna o externamente. Estos transportistas son seleccionados siguiendo los criterios del acuerdo marco de transporte de obras de arte. Para cada movimiento fuera del edificio se contrata un seguro de transporte de obras de arte.

 

Hay que redactar sistemáticamente un certificado de estado de conservación de la obra y un albarán de retirada y de entrega de la misma.

 

Embalaje de los tapices en el Palacio de Tau © Foto Área de inventario y recuento de las colecciones / Centre des monuments nationaux

 

 

LOS MEDIOS TÉCNICOS LA BASE DE DATOS DE INVENTARIO Y DE GESTIÓN DE LAS COLECCIONES «COLLECTIO»

En 2002, el CMN decidió crear la base general de su inventario, «Collectio», utilizando el software Access 97 de Microsoft. Pasados unos años, se ha decidido actualizar este sistema por un nuevo soporte informático.

 

Con el software The museum system (TMS) de la sociedad CIT, la base «Collectio» dispone desde 2013 de una auténtica herramienta de inventario y de gestión de las colecciones que permite alimentar y buscar en las bases información a distancia y ofrece al público una interfaz de consulta.

De este modo, se proporciona al área de inventario y recuento de las colecciones y al conjunto de agentes del CMN un sistema de información perenne y coherente que permite conocer los inventarios, la gestión y la conservación de los bienes culturales en colaboración con los monumentos mediante interlocutores privilegiados a través, a medio o largo plazo, de un portal intranet e internet para distintos perfiles de consulta.

Permite agrupar y completar los inventarios mobiliarios recopilados tras el inventario o el recuento  in situ de las colecciones, es decir, casi 51 000 bienes culturales.

Todos los monumentos gestionados por el establecimiento todavía no aparecen en la base «Collectio» y serán tratados siguiendo un plan plurianual. Otros están representados por una parte solo de sus colecciones, ya que todavía no ha concluido su recopilación y validación en la base.

El inventario científico se lleva a cabo en un segundo tiempo. Por tanto, pueden faltar algunos datos e imágenes. De hecho, sus inventarios o recuentos se efectuarán siguiendo la programación de campañas de inventario 2016-2025.

La base de datos de inventario «Collectio» estará accesible próximamente al público y a los investigadores. Mientras tanto, en 2017 un sitio dedicado a los tapices permitirá conocer estas colecciones. 

  

 

Colocación en caja de un péndulo en el Hôtel de la Marine © Foto Área de inventario y recuento de las colecciones / Centre des monuments nationaux